Tres formas de optimizar el ciclo de vida de un proyecto – Agile

Joshua Barnes, líder del pensamiento ágil en PMI, comparte tres enfoques para optimizar el ciclo de vida del proyecto para ayudar a trabajar de manera más eficiente y efectiva.

Ya sea que trabaje en cascada, ágil o híbrido, todos queremos que nuestros proyectos tengan éxito y que el recorrido de nuestros proyectos sea lo más sencillo posible. Hay muchas herramientas a las que podemos recurrir para garantizar estos resultados positivos. En la publicación de hoy, me gustaría destacar tres enfoques (tomados del mundo ágil) que creo que pueden mejorar el ciclo de vida de cualquier proyecto que emprenda.

Los ciclos de vida de los proyectos, por supuesto, se están volviendo cada vez más complejos, y a menudo implican la integración con otros sistemas organizacionales y la coordinación de una gama ampliada de riesgos. Muchos proyectos también requieren la colaboración de una red compleja de partes interesadas internas y externas, muchas de las cuales pueden tener prioridades contrapuestas o incluso contradictorias. 

A continuación te mostramos las tres formas de optimizar el ciclo de vida de un proyecto:

Enfoque #1. Planificar en oleadas. Una forma de abordar tal complejidad es adoptar un proceso de planificación flexible que equilibre exactitud y precisión. En ágil, lo llamamos planificación de ondas continuas. Un plan ondulatorio abarca todo el alcance y el cronograma de un plan tradicional, digamos por un período de nueve meses. Pero en lugar de intentar analizar cada elemento desde el principio, inicialmente desarrollamos sólo un plan de alto nivel, lo que llamamos plan de lanzamiento. Luego planificamos en detalle sólo para el período de tiempo inmediato que tenemos por delante. Inicialmente, por ejemplo, podríamos dividir el proyecto en una serie de requisitos breves o historias de usuarios. Generalmente podemos identificar cientos de historias de este tipo en un corto período de tiempo y organizarlas en algún orden lógico (normalmente por proceso de negocio, usuario, etc.). A continuación, identificaremos las historias de usuarios que se integran con otros sistemas o que plantean algún tipo de historia, de riesgo o incertidumbre. A menudo intentamos hacer esto desde el principio para asegurarnos de que se haga correctamente. Una vez que hayamos recopilado todas estas historias (nuestro trabajo pendiente), sacaremos suficientes historias para llenar aproximadamente dos semanas de trabajo (la duración promedio de un «sprint»). Luego planificaremos estas historias con mayor detalle, profundizando hasta el nivel de tareas específicas y quién las realizará. Al comienzo de cada sprint de dos semanas, haremos otro evento de planificación en el que determinaremos y acordaremos la cantidad de trabajo para el próximo período de dos semanas. Revisaremos nuestro plan de lanzamiento de nivel superior y lo actualizaremos en consecuencia según nuestros resultados.

Enfoque #2. Solicitar comentarios continuos de los clientes. Uno de los beneficios importantes de una forma ágil de trabajar es la rápida retroalimentación en todos los niveles. Al descomponer nuestros requisitos de nivel superior en requisitos pequeños e independientes, como historias de usuarios, podemos reducir drásticamente el ciclo de retroalimentación. Podemos obtener comentarios inmediatos de los miembros del equipo. Luego, el Product Owner del equipo. A partir de ahí, el propietario del producto puede solicitar comentarios de las partes interesadas e, idealmente, de los clientes. Podemos obtener comentarios mucho más significativos cuando podemos mostrar la funcionalidad funcional, no capturas de pantalla u otra información estática. La funcionalidad funcional que se puede ver o, mejor aún, interactuar con ella es un punto de inflexión. El tiempo más largo será desde el inicio del Sprint hasta el evento Sprint Review. Sin embargo, podemos hacer demostraciones bajo demanda lo antes posible, por lo que no tendremos que esperar hasta el final de dos semanas. Este proceso de retroalimentación está lejos de ser superficial. Podemos demostrar parte de nuestro trabajo y la parte interesada o el cliente puede estar de acuerdo en que lo que está viendo es lo que se pidió; sin embargo, ahora que lo ven, se dan cuenta de que no les brindará el valor que originalmente pensaban. Lo importante no es sólo que hayamos identificado una divergencia, sino que la hayamos identificado lo suficientemente temprano en el proceso para que el tiempo, el esfuerzo y el costo de una corrección del rumbo sean mínimos. Una vez que determinamos el camino a seguir, continuamos iterando y obteniendo comentarios de los clientes, avanzando todos los días hacia el resultado deseado.

Enfoque #3: Eliminación de riesgos. Todos estos aportes, por supuesto, retroalimentan el plan de lanzamiento general. Una vez iniciado, por ejemplo, podríamos descubrir que hay más trabajo involucrado en el proceso del que imaginamos originalmente o que el trabajo es más complicado de lo que pensábamos. Si es así, podemos ajustar el plan de lanzamiento en consecuencia. La otra pieza de este rompecabezas, sin embargo, es el riesgo. Como ocurre con todos los proyectos, queremos ser muy exhaustivos a la hora de identificar y gestionar los riesgos. Sin embargo, la forma en que mitigamos ese riesgo es muy diferente en Agile porque no estamos esperando un largo período de tiempo para probar y obtener comentarios sobre el riesgo. En cambio, a menudo hacemos el trabajo de mitigación de riesgos al comienzo del proyecto, al principio de nuestro cronograma, para asegurarnos de que se haga temprano y correctamente. Al mismo tiempo, siempre estamos atentos a nuevos riesgos que puedan surgir o hacerse evidentes durante nuestros sprints y a través de los ciclos de retroalimentación. Esta evaluación de riesgos continua y en tiempo real minimiza la posibilidad de que una vulnerabilidad imprevista nos tome por sorpresa o de que incurramos en costos adicionales significativos al final del día.

Estos tres enfoques (planificación ondulada, ciclos cortos de retroalimentación y gestión preventiva de riesgos) provienen del mundo ágil, pero pueden aplicarse en prácticamente cualquier contexto. Además de estar diseñados para hacer que sus equipos de proyecto sean más ágiles, cuando se comparten con los propietarios de proyectos y las partes interesadas, también pueden contribuir en gran medida a desarrollar una mentalidad más ágil y fomentar una verdadera agilidad empresarial en toda su organización.

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Artículo “Three Ways to Optimize Your Project Life Cycle Using Agile” de Red PM. 11 jan 2024.  PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.